Urbanismo

En el día a día de cualquier municipio los servicios urbanos son la columna vertebral que mantiene el bienestar y la calidad de vida de sus ciudadanos. La recogida de residuos, la limpieza viaria, la gestión de espacios verdes y el resto de servicios son esenciales para mantener un entorno limpio, seguro y habitable. 

Sin embargo, la relación entre los ayuntamientos y las contratas encargadas de prestar estos servicios puede ser una tarea compleja y desafiante. A continuación, examinaremos algunas de las dificultades más comunes que enfrentan estas dos partes y propondremos soluciones para superarlas.

 

Expectativas divergentes

Uno de los desafíos más frecuentes es la discrepancia en las expectativas. Los ayuntamientos pueden tener una visión diferente de lo que deben lograr los servicios urbanos en comparación con lo que las contratas consideran factible dentro de los límites del contrato.

Solución: Establecer una comunicación clara y regular desde el principio del contrato para alinear expectativas y metas. Mantener reuniones periódicas de revisión para abordar cualquier desviación. Fomentar una cultura de colaboración en la que ambas partes puedan expresar sus necesidades y desafíos.

 

Presupuestos limitados y/o inamovibles

Los ayuntamientos a menudo operan con presupuestos limitados, lo que puede ejercer presión para reducir costos en los contratos de servicios urbanos. Esto puede afectar la calidad de los servicios y la capacidad de las contratas para cumplir con los estándares requeridos.

Además, dada la actual situación económica con una inflación disparada, son muchos los sectores empresariales que reclaman la implantación de un sistema estable de revisión de precios. Esto es, la corrección y actualización de los precios iniciales de los contratos. La consecuencia de no hacerlo se está presentando en forma de múltiples licitaciones desiertas y/o renuncias a contratos vigentes.

Solución: Abordar los presupuestos limitados requiere un enfoque multifacético:

• Explorar financiamiento externo: Buscar fuentes de financiamiento externo, como asociaciones público-privadas o subvenciones, para aliviar la presión financiera.

• Optimización de recursos: Realizar una revisión minuciosa de los recursos existentes y los procesos operativos para identificar ineficiencias y oportunidades de ahorro de costos. Esto podría incluir la consolidación de rutas de recolección de residuos, la implementación de tecnología para la gestión eficiente de la flota y la optimización de la programación de servicios.

• Priorizar la inversión estratégica: Enfocarse en la inversión en áreas que tienen un impacto directo en la calidad de vida de los ciudadanos y en la sostenibilidad y los costes a largo plazo. Esto podría incluir la modernización de la infraestructura de gestión o la adopción de tecnología más eficiente (la implantación de tecnología led en el alumbrado público sería un ejemplo).

• Crear un sistema de corrección y/o actualización de los precios iniciales de los contratos.

 

Cambios en los requisitos

Las necesidades de los municipios pueden cambiar con el tiempo, lo que puede llevar a solicitar adaptaciones en el contrato original, lo que puede ser complicado de gestionar.

Solución: Los contratos deben ser lo suficientemente flexibles como para permitir adaptaciones según cambien las necesidades. Esto se logra mediante la inclusión de cláusulas que describan el proceso de solicitud, evaluación y aprobación de cambios en el contrato. Es posible que, como indicaba en el punto anterior, requiera de una corrección del importe inicial del contrato.

La comunicación abierta y un enfoque colaborativo son clave para gestionar estos cambios de manera eficaz, pero las distintas administraciones deben encontrar también el equilibrio jurídico entre la supervisión de los contratos y sus condiciones y la flexibilidad que exige una realidad cambiante.

 

Regulaciones cambiantes

Y hablando de realidad cambiante, las regulaciones relacionadas con la gestión de residuos y la protección ambiental, por ejemplo, pueden cambiar con el tiempo. Unos y otros pueden enfrentar desafíos para mantenerse actualizados y cumplir con las nuevas regulaciones.

Solución: Mantenerse al día con las regulaciones y adaptar los contratos y operaciones en consecuencia es esencial. Esto podría requerir la creación de un equipo de cumplimiento normativo dedicado para garantizar que se cumplan todas las normativas vigentes y que los procesos estén alineados con los requisitos legales.

 

Control de calidad y supervisión

La supervisión efectiva de los servicios urbanos es fundamental para garantizar que se cumplan los estándares de calidad y eficiencia especificados en el contrato, lo que puede requerir recursos (propios y/o externos) y capacidad de supervisión. 

Solución:

• Inversión en tecnología: Para una supervisión eficiente, es crucial invertir en sistemas de control de calidad, además de tecnología de seguimiento en tiempo real y sistemas de gestión de flotas. Estas herramientas permiten un monitoreo constante y proporcionan datos objetivos sobre el desempeño de las contratas.

• Auditorías periódicas: Realizar auditorías periódicas por parte de personal especializado o terceros imparciales para evaluar el cumplimiento de los estándares de calidad y la eficiencia operativa. Estas auditorías deben ser exhaustivas y basadas en métricas claras.

• Personal de supervisión dedicado: Designar personal específico dentro del ayuntamiento para supervisar y evaluar la calidad de los servicios urbanos. Estos supervisores deben tener el conocimiento y la autoridad para tomar medidas correctivas cuando sea necesario. 

 

 

Resolución de conflictos

Los desacuerdos pueden surgir en cualquier etapa de la relación, desde discrepancias contractuales hasta problemas operativos inesperados. La resolución de conflictos eficaz y justa es fundamental para mantener una colaboración positiva y productiva.

Solución:

• Proceso de resolución de disputas: Establecer un proceso claro para la resolución de disputas que incluya mediación o arbitraje neutral si es necesario. Debe ser un proceso justo y rápido que permita a ambas partes expresar sus preocupaciones y buscar soluciones mutuamente aceptables.

• Comunicación abierta: Fomentar una comunicación abierta y honesta en todas las etapas de la relación. Las contratas y los ayuntamientos deben sentirse cómodos al plantear preocupaciones y discutir posibles soluciones de manera constructiva.

 

Como hemos remarcado en otras ocasiones, evitar los conflictos y abordar los problemas requiere de un esfuerzo de todos y exige la generosidad imprescindible para poner la vocación de servicio por delante del conflicto.

 

Opinión y presión pública

Los problemas en la prestación de servicios urbanos pueden generar insatisfacción entre los ciudadanos y presión pública sobre los ayuntamientos para resolver los problemas rápidamente.

Solución:

• Comunicación transparente: Mantener una comunicación abierta y constante con los ciudadanos sobre los desafíos y esfuerzos para mejorar los servicios. Proporcionar actualizaciones regulares sobre el progreso y las acciones tomadas para abordar los problemas.

• Participación comunitaria: Involucrar a la comunidad en la toma de decisiones relacionadas con los servicios urbanos. Esto puede incluir la formación de comités asesores o la celebración de reuniones públicas para obtener comentarios y sugerencias de los ciudadanos.

Más en el artículo “Limpieza viaria: conflictos, problemas y soluciones”. 

 

Sostenibilidad y Responsabilidad Social

La sostenibilidad y la responsabilidad social son cada vez más importantes en la prestación de servicios urbanos.

Solución:

• Integración de criterios de sostenibilidad: Incorporar criterios de sostenibilidad en los contratos, como el uso de vehículos más eficientes desde el punto de vista ambiental o la implementación de prácticas de gestión de residuos más sostenibles.

• Reconocimiento y recompensas: Reconocer y recompensar a las contratas que demuestren un compromiso sólido con la sostenibilidad y la responsabilidad social. Esto puede incluir incentivos financieros o extensiones de contratos.

 

Competencia en la adjudicación de contratos

La competencia puede ser intensa en los procesos de licitación, lo que puede dar lugar a la presión de ofrecer precios más bajos para ganar contratos, lo que puede afectar la calidad de los servicios.

Solución:

• Evaluación integral: Evaluar las ofertas más allá del precio, considerando la calidad, la sostenibilidad y la experiencia de las contratas. Priorizar la calidad sobre la competencia de precios bajos para garantizar la entrega de servicios de alta calidad, así como la vinculación de la calidad al precio del servicio y una facturación variable dependiente de los niveles de calidad alcanzados en su prestación.

 

Comunicación deficiente

La comunicación inadecuada entre las partes puede dar lugar a malentendidos y problemas operativos.

Solución:

• Herramientas de gestión: Implementar herramientas de gestión y sistemas de información para mejorar la comunicación y el intercambio de información. Establecer un punto de contacto clave en ambas partes para abordar problemas de comunicación de manera eficaz.

 

En resumen, la relación entre ayuntamientos y contratas de servicios urbanos puede ser desafiante, pero con una comunicación efectiva, contratos sólidos y soluciones proactivas, es posible superar estos desafíos y garantizar que los municipios continúen brindando servicios de calidad a sus ciudadanos. 

 

La colaboración continua y la adaptación a las necesidades cambiantes de la comunidad son clave para el éxito a largo plazo en la gestión de servicios urbanos

 

Al abordar las expectativas divergentes, los presupuestos, los cambios en los requisitos, las regulaciones cambiantes, el control de calidad y supervisión, la resolución de conflictos, la presión pública, la sostenibilidad y responsabilidad social, la competencia en la adjudicación de contratos y la comunicación deficiente con soluciones sólidas y adaptadas a las circunstancias específicas de cada municipio, podemos avanzar hacia una prestación de servicios urbanos más eficiente y de mayor calidad. 

En Query, Consulting & Software les gusta sentir que formamos parte de proyectos que influyen positivamente en la calidad de vida de las personas, aportando su experiencia y conocimientos, en forma de soluciones (consultoría, métodos, aplicaciones y formación) a los problemas y retos de la gestión diaria de los Servicios Urbanos.