Urbanismo

En demasiadas ocasiones los ayuntamientos adquieren tecnología para intentar dar solución a determinados problemas, sin que esas supuestas soluciones lleguen a ponerse jamás en funcionamiento o, como mucho, sean infrautilizadas. Y es que el auténtico desafío no es la tecnología en sí, sino implementar los cambios necesarios en las personas y sus hábitos de trabajo para aprovechar al máximo esa tecnología e incorporarla a su día a día.

Las implementaciones exitosas de tecnología tienen que ver tanto con cambios de hábitos y reestructuraciones de procesos como con la propia tecnología.
Esto no quiere decir que la tecnología adecuada no sea importante, sino que debemos centrarnos en las personas, sus rutinas de trabajo y actitudes.

Por eso han definido su método MIRA para el control de calidad de los distintos servicios urbanos. “Método” se refiere a una determinada manera de proceder, tiene que ver con el orden. Un método allana el camino para ordenar las ideas. Su software es únicamente la guinda del pastel, lo importante es implementar el método de trabajo y convertirlo en un hábito para las distintas personas y roles con responsabilidades en la gestión de esos servicios.

Caso práctico: cómo mejorar el control de calidad en espacios verdes

Recientemente trabajan con la Unidad responsable de la gestión de los espacios verdes de un ayuntamiento para cambiar la forma en que su equipo efectúa el seguimiento de las distintas actividades realizadas por la empresa prestataria del servicio y su compromiso de calidad.

Antes, el equipo utilizaba hojas de cálculo, lo que implicaba demasiado intercambio de correos electrónicos, pérdida de tiempo buscando información y dificultades para consolidarla.

Migraron toda esa información repartida en hojas de cálculo a nuestra aplicación MIRA QA|Servicios Urbanos, basada en un único modelo de datos que crea visibilidad para todas las partes interesadas. Las ganancias de eficiencia son significativas.

Se trata de lograr los resultados deseados con el mínimo posible de recursos, porque saben que, exceptuando quizás a las grandes ciudades, los recursos de los ayuntamientos son siempre mínimos.

Pero lo más importante, sin duda, fue implantar una forma de trabajar en la que resulta fácil no solo la programación de la agenda de controles, sino saber qué es lo que debemos programar/inspeccionar en cada momento. Mejor aún, disponer de un sistema mediante el que todos los interesados pueden acceder a la información relevante según su rol y con el nivel de detalle que requiere su desempeño.

Así, cuando un controlador entra en MIRA QA|Servicios Urbanos verá directamente, en la agenda mensual, semanal o del día, qué “barrios/espacios verdes” debe visitar, qué servicios y elementos debe analizar, y en qué características o aspectos concretos debe fijarse (indicadores).

También podrá tomar anotaciones, adjuntar fotografías o lanzar órdenes de trabajo (por ejemplo, para comunicar que ha encontrado algún elemento de mobiliario urbano que requiere reparaciones). Podrá mover uno o varios controles a otro día o reprogramar rápidamente para volver a controlar ese espacio verde que hoy presenta una determinada deficiencia.

La persona que coordina su trabajo y/o el responsable municipal puede consultar, en tiempo real, cuántos controles se realizan, cuántas no conformidades se detectan, a qué servicios afectan, a qué indicadores se refieren y cuál es su nivel de gravedad, dónde se han detectado (gracias a la geolocalización de las fotos), si se repiten en el tiempo, cuál es la tendencia de los indicadores, etc.

También podrá consultar qué zonas/barrios/servicios tiene programados el controlador para visitar en los próximos días/semanas.

Y el/la regidor/a, que no necesita tanto detalle en su día a día, podrá consultar el mapa de salud del mes para ver, de un solo vistazo y diferenciado por colores, cómo se están desarrollando los servicios: verde = correcto, amarillo = deficiencia leve, naranja = deficiencia grave, rojo = deficiencia muy grave.

Más allá de las deficiencias: visibilidad completa del servicio

Algo MUY importante es que MIRA QA|Servicios Urbanos no muestra únicamente las deficiencias, también refleja todo lo que se está haciendo “bien”, conforme a los estándares de calidad deseados. Y esto queda reflejado tanto en los informes de la aplicación como en las vistas de agenda y en la representación gráfica del “estado de salud” del servicio.

Se trata de disponer de toda la información sobre los distintos servicios: lo que se ejecuta correctamente y lo que requiere mejora, con el fin de analizarla periódicamente con la empresa prestataria, siempre con un espíritu constructivo y basado en datos certificados. Porque no se trata de buscar culpables, sino de proponer soluciones en busca de una mejora continua.

Conclusión: personas + método + tecnología = transformación real

Pero para ello debemos asumir la premisa de que el verdadero cambio no proviene solo de implementar tecnología avanzada, sino de integrarla en la rutina diaria de las personas que gestionan los servicios urbanos, analizar los beneficios y ahorros de trabajo que esa tecnología aportará a cada uno de los roles implicados e incorporar una metodología que actúe como catalizador de los objetivos de calidad marcados.

MIRA QA|Servicios Urbanos es más que una herramienta; es un método probado que permite a los equipos municipales trabajar de manera más organizada, proactiva y eficiente.

En Query, Consulting & Software te ayudan a abordar la gestión y mejora de los distintos Servicios Urbanos aportando un método eficaz y la tecnología necesaria.